Operations Guide

会計と参加費を管理する

支出見込、確定済費用、基本参加費、参加費確定、懇親会・打ち上げ会費を分けて管理します。

会計設計

参加費は「試算」と「確定」を分ける

会計は金額を動かし続ける場所ではなく、確定前に試算し、確定後は参加者への案内と集金状態を管理する場所です。

支出側 会場費・謝礼・レンタル 見込みと確定済みを分けて積み上げる

参加者側 対象者・個別額・対象外 誰からいくら集めるかを調整する

ロックポイント 参加費を確定 金額と振込案内を参加者に出せる状態にする

参加者へ ToDoと振込情報 金額、期限、振込先を案内する

Managerへ 集金・点呼チェック 支払済、未払い、当日の確認を更新する

確定後に支出が変わった場合は、参加費を自動で動かすのではなく、会計差額として把握する方が運用上の混乱を避けやすくなります。

演奏会費用は、会場費や人件費のように早くから読めるものと、レンタルや追加手配のように後から変わるものがあります。支出見込は参加費を決めるための材料であり、確定済費用は実際に金額が固まった支出として扱います。

基本参加費は、支出見込と参加者数の差額を見ながら設定します。参加者数が変わるたびに金額を自動で変えると、徴収後に混乱します。そのため、試算段階と確定段階を分け、確定した参加費はロックする運用にします。

参加費を確定すると、参加者のToDoには金額、支払期限、振込先情報が表示されます。振込先情報が空のまま確定すると、参加者に案内できないため、支払期限と振込先情報は確定時の必須項目として扱います。

参加費確定後の主な作業は、金額計算ではなく入金確認です。未払い、支払済、請求対象外などを分け、参加者のToDoにも状態を反映します。支払済の人には、支払い済みとして表示し、不要な支払い案内を出し続けないようにします。

懇親会や打ち上げは、演奏会参加費とは別の会費として扱います。出欠管理者がいる予定では、出欠状況と会費区分をもとに、必要金額、徴収予定、差額を試算できます。当日は点呼と集金チェックをパートや区分で絞りながら確認します。

参加費や会費は、確定後に頻繁に変えるものではありません。ただし、支出確定後に予想外の差額が見えることはあります。その場合は、基本金額をこっそり上書きするのではなく、追加徴収や返金が発生しない前提を守りつつ、会計上の差額として確認できる状態にします。