Operations Guide
日付単位ではなく、練習・本番・会議・懇親会などの予定単位で回答対象と出欠を管理します。
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同じ日付に、合奏、分奏、会議、懇親会が並ぶことがあります。日付単位で一つの出欠にしてしまうと、練習は参加するが懇親会は欠席、会議だけ対象外、といった状態を表現しにくくなります。HARMONIAでは予定ごとに回答対象を持たせ、予定ごとに出欠を集めます。
回答対象は、個人を直接指定する場合だけではありません。全体、Orchestra、Chorus、パート指定など、枠として対象に含まれることがあります。個人指定がなくても、所属パートや所属グループが予定の対象に入っていれば、その人には出欠入力や予定表示が必要になります。
出欠の記号は、単なる色分けではなく運営判断の材料です。参加、一部参加、未定、欠席、未回答を分けることで、練習を組めるか、代奏や確認が必要か、催促すべきかを判断できます。特に未定と未回答を混ぜないことが、運営上は重要です。
未回答と未定は、練習計画、アサイン、レンタル手配、会計見込みに影響します。HARMONIAではToDoやPoke、通知を使い、対象者へ回答を促します。ただし、些細な修正まで毎回通知すると受け手の負担が増えるため、通常保存と通知付き保存を使い分けます。
出欠は集めて終わりではありません。予定ごとの参加可能人数、パートごとの出席状況、参加可能時間帯を見て、練習内容やタイムスケジュールを組み直します。打ち上げや懇親会では、出欠が会費試算や当日の点呼・集金にもつながります。