全体像
演奏会環境を作る前に揃えるもの
導入時に必要なのは、単なる初期設定ではなく、運営側が決める情報と参加者から集める情報を分けておくことです。
準備の中心
演奏会環境
本番日・会場・Manager・招待導線
運営が決める
演奏会の骨格
曲、パート、予定、会計の扱い
参加者が入れる
回答と持ち物
出欠、希望、所有楽器、持参可否
共有される
今やること
ToDo、通知、締切、振込案内
運用で更新する
当日の状態
集金、点呼、進行、変更連絡
最初にすべてを完成させる必要はありません。参加者に入力を依頼できる単位まで整え、以後はToDoと通知で不足を回収していきます。
最初に決めるべき単位
演奏会運営では、連絡や集計を始める前に、何を演奏会単位で扱い、何を予定単位で扱うかを決めておくことが重要です。HARMONIAでは、演奏会を親単位とし、その中に本番日、練習日、懇親会、会議などの予定を置きます。参加者の回答や楽器手配、資料、会計は、この構造に沿って紐づきます。
- 演奏会: 曲目、参加者、権限、会計を束ねる親単位
- 日付: 同じ日に発生する予定をまとめる単位
- 予定: 練習、本番、会議、懇親会など出欠や進行を持つ単位
- 曲目: アサイン、必要楽器、タイムラインの材料になる単位
- パート構成: 誰に何を割り当てるかを決めるための単位
導入時に準備する情報
HARMONIAは、利用者がマスタを一から組み立てるよりも、演奏会の実態を確認したうえで初期環境を整える運用を想定しています。特に、パート構成と必要楽器は後続機能の土台になるため、曲ごとの実演奏に近い形で整理しておくと、アサイン、持参楽器、レンタル管理が迷いにくくなります。
- 演奏会名、開催日、会場、指揮者などの基本情報
- 曲目と、曲ごとの演奏対象パート
- パート構成と必要人数、必要台数
- 練習日、本番日、懇親会などの予定
- 初期Managerと、必要に応じたLeader候補
役割を先に分ける
運営者がすべての確認を抱えると、未回答の催促、アサイン調整、楽器手配、会計確認が同時に集まりやすくなります。HARMONIAでは、Manager、Leader、Playerを分け、全体を見る人、担当パートを見る人、自分の入力を進める人の情報量を変えます。役割を分けることで、画面上のToDoも実際の責任範囲に近づきます。
- Manager: 演奏会全体の設定、確認、通知、会計を扱う
- Leader: 担当パートの出欠、希望、アサインを確認する
- Player: 自分の出欠、希望、所有楽器、資料を確認する
- Administrator: 画面確認や保守のための切替権限で、通常運用とは分けて考える
- 出欠管理者: 懇親会や打ち上げなど、特定予定の受付・集金を担当する
運用開始後に最初に見る場所
環境が整った後は、全員が同じ画面を見て同じ作業をする必要はありません。参加者はToDoから未入力を潰し、Leaderは担当パートの未回答を追い、Managerは全体の進捗と例外を見ます。全員が自分に関係する情報へ直接入れることが、運営負荷を下げるうえで重要です。
- 参加者はメニューとToDoから自分の未対応を確認する
- Leaderは担当パートの未回答、希望未入力、アサイン状況を見る
- Managerは演奏会全体の未対応、予定、会計、資料、通知を確認する
- 変更が必要な場合は、通常保存と通知付き保存を使い分ける
- 詳しい画面操作やボタンの意味は、ログイン後の操作マニュアルで確認する
